Автоматизация и интеграция бизнес-процессов: в чем разница?

Компании постоянно ищут способы работать быстрее, эффективнее и с меньшими расходами. В связи с этим все чаще звучат такие понятия, как «автоматизация бизнес-процессов» и «интеграция бизнес-процессов». Эти ключевые подходы часто путают, так как у них есть общая цель — оптимизация работы. Но есть между ними и принципиальная разница, и ее понимание позволяет выстроить налаженную и продуктивную систему управления. 

Рассмотрим подробнее, что такое автоматизация и интеграция, чем они полезны, как они работают отдельно и вместе, а также, где можно заказать такие услуги для своего бизнеса.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов — это внедрение технологий и программных систем, выполняющих рутинные или повторяемые задачи вместо людей или с их минимальным вмешательством. Основная цель автоматизации заключается в повышении эффективности и сокращении расходов за счет уменьшения времени, необходимого для выполнения стандартных задач. Автоматизация также позволяет снизить риск человеческих ошибок.

Преимущества внедрения автоматизации бизнес-процессов:

• экономия времени — настроенные программы выполняют работу самостоятельно, четко придерживаясь алгоритма, тогда как работник может сосредоточиться на выполнении других задач;
• сокращение расходов — в долгосрочной перспективе вложение средств в автоматизацию окупается и экономит средства компании, так как не приходится постоянно платить за эти процессы наемному сотруднику;
• рост доходов — благодаря правильно настроенным автоматизированным процессам улучшается качество и скорость выполнения задач, что позволяет справляться с большим объемом работы;
• увеличение лояльности аудитории — когда программы выполняют рутинные задачи, у работников появляется время на креативные идеи;
• контроль и прозрачность процессов — отслеживать автоматизированные бизнес-процессы намного проще, чем при выполнении этих же задач сотрудником.

Автоматизация охватывает широкий спектр процессов. Это могут быть CRM-системы, которые автоматически фиксируют обращения клиентов и напоминают менеджерам о следующих шагах. Также это могут быть автоматическое выставление счетов клиентам после оформления заказа, обработка заявок через онлайн-сервисы без участия администратора, уведомления об остатках товара на складе или необходимости дозаказа продукции и т.п.

Что такое интеграция бизнес-процессов?

Интеграция бизнес-процессов — это процесс объединения различных систем, программного обеспечения или подразделений компании в единую согласованную экосистему. Цель интеграции заключается в бесперебойном обмене данными между всеми ключевыми элементами бизнеса, чтобы процессы работали слаженно, без дублирования и потери информации.

Преимущества внедрения интеграции бизнес-процессов:

• повышение продуктивности — благодаря интеграции можно избежать дублирования усилий и обеспечить более эффективное использование ресурсов;
• улучшение координации — интеграция способствует лучшему взаимодействию между отделами, что позволяет быстрее реагировать на любые изменения;
• снижение расходов — расходы на операционную деятельность уменьшаются, при этом повышается общая эффективность бизнеса;
• повышение качества обслуживания — интеграция позволяет быстрее и качественнее обслуживать клиентов, что положительно влияет на их удовлетворенность.

Один из примеров интеграции — объединение CRM-системы с бухгалтерским программным обеспечением, что позволяет автоматически передавать данные о продажах в учет. С помощью интеграции можно также синхронизировать онлайн-магазин со складской системой для актуального отображения остатков товаров или связать систему управления проектами с корпоративной почтой для автоматических обновлений и уведомлений. Еще один пример — интеграция HR-системы с календарем компании для автоматического планирования собеседований или отпусков.

Интеграция бизнес-процессов особенно важна для компаний, которые используют в работе много разных программ или отличаются сложной организационной структурой.

В чем разница между автоматизацией и интеграцией бизнес-процессов?

Несмотря на то, что автоматизация и интеграция часто внедряются вместе, их суть и задачи существенно отличаются. Рассмотрим подробнее основные различия между этими двумя ключевыми подходами.

В чем разница между автоматизацией и интеграцией:

• суть: автоматизация оптимизирует один процесс или задачу, интеграция согласовывает работу между несколькими процессами/системами;
• уровень действия: автоматизация действует внутри одного отдела или системы, интеграция действует между разными отделами, платформами или сервисами;
• цель: автоматизация уменьшает ручную работу и повышает производительность, интеграция обеспечивает беспрерывный обмен данными;
• результат: автоматизация позволяет быстрее и точнее выполнять задачи в рамках процесса, интеграция обеспечивает целостную работу разных систем как единого механизма;
• пример: при автоматизации процесса после заказа товара письмо автоматически отправляется клиенту, при интеграции данные из CRM передаются в бухгалтерскую программу.

Примеры технологий при автоматизации бизнес-процессов — роботизированная автоматизация процессов (RPA), программное обеспечение для автоматизации маркетинга, CRM-системы, автоматизирующие взаимодействие с клиентами.

Примеры технологий при интеграции бизнес-процессов — API, middleware (соединяющее разные системы программное обеспечение), интеграционные платформы.

Таким образом, автоматизация улучшает отдельные процессы, делая их более быстрыми и менее зависимыми от человеческого вмешательства. А интеграция связывает разные системы и программы, обеспечивая их взаимодействие и возможность обмена данными. Вместе эти подходы создают мощную основу для масштабирования и гибкого развития бизнеса.

Взаимодействие автоматизации и интеграции

Автоматизацию и интеграцию можно назвать взаимодополняющими инструментами, так как бизнесу нет необходимости выбирать только какой-то один подход. Успешный бизнес-процесс редко ограничивается только оптимизацией отдельных задач или только объединением систем. Лучший результат достигается, когда автоматизированные процессы взаимодействуют между собой через интеграцию, создавая единую слаженную систему.

Почему автоматизация и интеграция дополняют друг друга:

• автоматизация делает отдельные задачи более быстрыми и точными;
• интеграция обеспечивает поток данных между этими задачами, чтобы не было разрывов и повторений;
• вместе автоматизация и интеграция формируют непрерывный, прозрачный и контролированный бизнес-процесс — от первого контакта с клиентом до финансовой отчетности.

Пример. Компания продает товары через интернет. Если она будет использовать автоматизацию, то при оформлении заказа на сайте CRM-система будет автоматически создавать новый лид, отправлять подтверждение заказа, создавать задание менеджеру на звонок. Если компания будет использовать интеграцию, то при объединении CRM-системы с ERP заказ автоматически попадет в учетную систему, произойдет проверка товара на складе, сформируется счет и отправится клиенту на e-mail, после получения оплаты данные будут переданы в бухгалтерию.

Где заказать автоматизацию и интеграцию бизнес-процессов?

Выбор партнера для внедрения автоматизации и интеграции — ключевое решение, от которого зависит эффективность всей системы управления бизнесом. С этим стоит обратиться в компанию StartDuck, которая использует комплексный подход и понимает, как превратить технологии в реальные инструменты развития.

У команды StartDuck большой опыт работы с компаниями разного масштаба. На сайте можно посмотреть кейсы и проекты — какие виды услуг были предоставлены и какую работу проделали специалисты Start:Duck, в том числе по автоматизации и интеграции бизнес-процессов. Каждое решение создается на основе анализа процессов конкретного бизнеса, а не по шаблону. Это гарантирует, что внедрение будет работать в соответствии с запросами компании.

Обращение к профессионалам позволяет избежать типичных ошибок, сэкономить время и быстрее увидеть реальную отдачу от цифровизации процессов.